[Exchange] Outlook PST, OST, MSG, NST 파일

아웃룩 데이터 파일은 크게 .pst, .ost, .msg, .nst 4가지 확장자로 나뉩니다. 4가지 모두 아웃룩의 데이터를 저장한다는 목적은 같지만, 사용 방식과 저장되는 정보의 성격에 확연한 차이가 있습니다.

 

1. OST (오프라인 Outlook 데이터 파일)

Outlook에 Exchange, Microsoft 365 또는 IMAP 계정을 추가하면, 메일 서버에 있는 정보의 복사본이 .ost 파일 형태로 컴퓨터에 자동 저장됩니다.

※ Outlook의 Exchange 캐시 모드를 사용시 생성됩니다.

1-1. 주요 특징

• 메일 서버와의 인터넷 연결이 중단되더라도 오프라인 상태에서 이전에 다운로드한 메일, 일정, 연락처, 작업 등에 계속 액세스할 수 있습니다.
• 오프라인 상태에서 메일을 작성하거나 일정을 만들면 로컬 OST 파일에 임시 저장되며, 인터넷 연결이 복원되는 즉시 서버와 자동으로 동기화되어 메일이 발송되고 새 메시지를 수신합니다.
• 파일 저장 위치 : C:\Users\[사용자명]\AppData\Local\Microsoft\Outlook
• Outlook 내 위치 확인 메뉴 : 파일 > 정보 > 계정 설정 > 계정 설정(A) > 데이터 파일 탭 선택 후 [파일 위치 열기] 클릭

 

2. PST (Outlook 데이터 파일 / 개인 폴더 파일)

.pst 파일은 서버와의 자동 동기화 목적이 아닌, 사용자가 데이터를 수동으로 백업하거나 아카이빙(보관)할 때 사용되는 파일입니다.

2-1. 주요 특징

• 사용자가 직접 내보내기/가져오기 기능을 통해 백업이 필요한 항목(특정 폴더, 기간 등)만 선택하여 생성할 수 있습니다.
• 사서함 용량이 가득 찼을 때 오래된 메일을 PST로 백업하여 로컬 PC에 보관하면, 서버 사서함의 용량을 확보할 수 있습니다.
• PST 내보내기/가져오기 메뉴 : 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기 > 파일로 내보내기 (또는 가져오기)

 

3. MSG (Outlook 항목 파일)

.ost와 .pst가 사서함 전체 또는 폴더 단위의 데이터를 통째로 저장하는 '보관함'이라면, .msg는 개별 메일 하나를 따로 저장할 때 사용하는 확장자입니다.

3-1. 주요 특징

• 특정 메일이나 일정, 연락처 단일 항목을 개별 파일로 추출할 수 있습니다.
• 메일을 .msg로 저장하면 본문 내용뿐만 아니라 첨부파일까지 모두 포함되어 저장되므로, 다른 사람에게 메일 원본을 전달하거나 증빙용으로 PC에 개별 보관할 때 매우 유용합니다.
• 저장 방법 : 보관할 메일을 더블 클릭하여 연 뒤, 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하여 .msg 형식으로 저장

 

4. NST (Outlook 그룹 저장소 파일)

.nst 파일은 Microsoft 365 환경에서 Outlook 그룹(Groups) 기능에 처음 액세스할 때 생성되는 로컬 저장소 파일입니다.

4-1. 주요 특징

• 개인 사서함 데이터가 아닌, 팀/프로젝트 단위의 그룹 대화 및 기타 로컬 그룹 데이터를 저장합니다.
• 이 정보 역시 컴퓨터와 메일 서버 간에 동기화되므로, PC를 교체하거나 새 컴퓨터에서 Outlook을 세팅할 때 수동으로 백업하거나 가져올 필요가 없습니다. (서버에서 다시 다운로드됨)
• 파일 저장 위치 : C:\Users\[사용자명]\AppData\Local\Microsoft\Outlook(.ost 파일과 동일한 경로에 저장됩니다.)

 

💡 요약 : Outlook 데이터 파일 비교

확장자	주요 용도	동기화 여부	백업 필요성
.OST	사서함 전체 로컬 캐시 (빠른 오프라인 액세스)	서버와 자동 동기화	불필요 (서버에 원본 존재)
.PST	수동 백업 및 아카이빙 (용량 관리, 이관)	동기화 안 됨 (로컬 보관)	필요 (유실 시 복구 불가)
.MSG	단일 메일 개별 저장 (첨부파일 포함)	동기화 안 됨	필요 (증빙/공유 목적)
.NST	M365 그룹 대화/데이터 로컬 캐시	서버와 자동 동기화	불필요 (서버에 원본 존재)